HY+ Oy:n tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopiston koulutus- ja kehittämispalvelut HY+ Oy
PL 53 (Fabianinkatu 32)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Y-tunnus: 2764406-8
Helsingin yliopiston vaihde: 0294 1911
Sähköpostiosoite koskien rekisteriasioita: taydennyskoulutus-info@helsinki.fi
hyplus.helsinki.fi
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisteröinnin tarkoituksena on asiakassuhteen käynnistäminen ja hoitaminen, asiakkaan ja HY+ Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely tutkimus- ja tilastoimistoimintaa varten sekä HY+ Oy:n markkinoinnin, mainonnan, suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän suuntaaminen asiakastietojen perusteella HY+ Oy:n viestimien kautta luovuttamatta niitä ulkopuolisille.
Käsittelemme henkilötietojasi vain silloin, kun se on palvelun käytön tai viestinnän ja markkinoinnin kannalta oleellista tai olet antanut siihen suostumuksesi. Sinulla on oikeus kieltää tietojesi luovuttaminen ja käsittely esimerkiksi markkinointia varten. Huomioithan, että koulutukseen osallistuminen edellyttää meiltä henkilötietojesi käsittelyä. Pidämme kuitenkin henkilötiedoistasi hyvää huolta ja käsittelemme niitä lainmukaisilla tavoilla.
Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme?
Kerättäviin henkilötietoihin vaikuttaa se, mihin niitä käytetään. Koulutuksen ilmoittautumisen yhteydessä henkilötietoja kerätään laajemmin ja yksityiskohtaisemmin kuin taas uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Käsittelemme asiakkaan itse antamia tietoja sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä kerättyjä tietoja.
Käyttäjän itsensä antamia tietoja voivat olla esimerkiksi:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, arvo, ammatti, äidinkieli
- asiakassuhdetta ja laskutusta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, yritystiedot, tilaustiedot, yhteydenotot, kurssipalautteet, peruutustiedot.
- luvat ja suostumukset
- markkinoinnin estämistiedot
- tallennetut asiakasviestit
- tilin edellyttämät rekisteröintitiedot, kuten salasana
- koulutukseen liittyvät tiedot, kuten lisätiedot, tarvittavat todistukset, kurssialustalle tallennetut tiedot tai kurssien aikana kerätyt tiedot.
Palveluiden käytöstä saatavia tietoja voivat olla:
Palveluiden käytöstä kertyneitä tietoja voivat olla:
- Kurssijärjestelmän edellyttämät rekisteröintitiedot, kuten käyttäjätunnus, salasana ja kurssitunnus
- Kurssijärjestelmän kirjautumistiedot, kurssijärjestelmän kurssitiedot
- Kurssijärjestelmään palautetut tehtävät, kokeet, lähetetyt viestit.
Markkinointirekisteriin tallennettavat tiedot:
- Tallennamme markkinointirekisteriimme asiakkaan sähköpostiosoitteen sekä uutiskirjetilauksen tilan ja liittymispäivämäärän. Tietyissä tapauksissa saatamme tallentaa myös asiakkaan nimen, puhelinnumeron ja organisaation yhteystiedot.
- Markkinointirekisteri koostuu asiakkaan itse antamista tiedoista, HY+ Oy:n asiakastietojärjestelmästä tehdyistä poiminnoista sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä (kts. rekisteriseloste).
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Saatamme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli koulutusten asianmukainen järjestäminen sitä edellyttää, tai tilanteissa, joissa tietyt Suomen viranomaistahot niin edellyttävät.
Evästeiden käyttö
hyplus.helsinki.fi-sivuilla käytetään evästeitä (cookies). Kun vierailet ensimmäistä kertaa verkkosivuillamme, eväste määrittää selaimellesi satunnaisluvun. Tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin.
Vierailemalla HY+ Oy:n sivustolla hyväksyt evästeiden käytön. Voit kieltää evästeiden tallentumisen muuttamalla käyttämäsi selaimen asetuksia, mutta joissain tapauksissa esto voi hidastaa tai hankaloittaa sivuston selailua.
Sovellukset ja niiden käyttötarkoitus
Google Analytics
HY+ käyttää verkkosivustoissaan Google Analytics -palvelua, joka tallentaa anonyymissa muodossa tietoja verkkosivukävijöistä. Tietojen avulla seurataan mm. verkkosivukäyttäjien määriä, suosituimpia sisältöjä ja lähdesivuja. Evästeiden avulla HY+ muun muassa kehittää verkkosivujen käytettävyyttä, seuraa kehitystoimien onnistumista ja parantaa verkkosivuilla tarjottavaa sisältöä. Tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin. Lue lisää Google Analyticsin henkilötietojen käsittelystä.
Elisa Chat -palvelu
Sivustolla on käytössä Elisa Chat -palvelu, jonka avulla sivustokävijät voivat olla helposti yhteydessä HY+:n asiakaspalveluun selaillessaan verkkosivuja.
Tietoja kerätään, jotta keskustelu sivustokävijän ja HY+:n asiakaspalvelun kesken sujuisi mahdollisimman helposti ja sujuvasti. Tietoja käytetään vain niiltä osin ja niin kauan, kuin se on asiakaspalvelun kannalta tarpeellista.
Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Rekisteriä koskevat yleiset tiedustelut voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen taydennyskoulutus-info@helsinki.fi. Rekisteriä koskeviin yleisiin tiedusteluihin vastataan viimeistään kahden viikon kuluessa tiedustelun saapumisesta. Rekisteriin tallennettuja henkilökohtaisia tietoja voi kysyä ja tarkastaa joko lähettämällä kirjallisen ja omakätisesti allekirjoitetun tiedustelun kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen tai tulemalla HY+:n toimistoon kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen ennalta sovittuna ajankohtana. Henkilön on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä voimassa olevalla, virallisella henkilöasiakirjalla. Henkilökohtaisten tietojen tarkastuspyyntöihin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian, kuitenkin vähintään tietosuojalain edellyttämän ajan puitteissa eli 30 vuorokaudessa.
Tietojen korjaaminen, poistaminen ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. HY+ pyytää asiakas- tai markkinointirekisterissä olevia päivittämään mahdolliset muutokset tiedoissaan viipymättä. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä asiakkaan pyynnöstä tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi tai asiakkaan peruuttaessa uutiskirjeen tilauksensa. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Käytössä on ajanmukaiset tekniset ratkaisut, kuten palomuurit ja salaukset.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkitietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja annettujen ohjeiden mukaan vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.